Informativa Privacy

Ai fini previsti dal Regolamento Ue n. 2016/679, MMA STUDIO ASSOCIATO, C.F./P.IVA 00347340226 (di seguito anche “MMA STUDIO”) e MMA SERVICE STP SRL, C.F./P.IVA 01905950224 (di seguito anche “MMA SERVICE”) entrambi con sede in Rovereto (TN), via Prati n. 16, intendono fornire le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali degli interessati

 

1. b) Responsabile della protezione dei dati

Entrambi gli Studi hanno nominato, quale DPO, l’avv. Cecilia Cavagna i cui contatti sono: dpo@mmastudio.it e pec: cecilia.cavagna@pectrentoavvocati.it

 

1. c) Finalità del trattamento

Ciascuno Studio opera in qualità di titolare autonomo del trattamento in relazione ai dati personali trattati per lo svolgimento del proprio incarico professionale e attività strettamente connesse.

In particolare, i dati vengono trattati

– per l’esecuzione dell’incarico professionale affidato e dei servizi richiesti

In relazione a questa finalità il trattamento è lecito in quanto è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali.
Per le finalità connesse all’esecuzione dell’incarico professionale potranno essere trattati, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati anagrafici e di contatto, dati di pagamento, nonché, a seconda dell’incarico, dati relativi alla situazione personale e familiare, dati reddituali, patrimoniali, fiscali e tributari, dati economici, finanziari e contabili, dati particolari ai sensi dell’art. 9 del Reg. Ue 2016/679.

I dati comuni possono essere integrati mediante informazioni ricavate da banche dati (quali ad es. Agenzia delle Entrate, Inipec, Visure Camera di Commercio, Libro Fondiario, Cribis ecc.).

La base giuridica che legittima il trattamento dei dati è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte, ai sensi dell’art. 6, par. 1 lettera b). Qualora il trattamento riguardi categorie particolari di dati personali, lo stesso sarà effettuato nei limiti di quanto necessario all’esecuzione dell’incarico professionale e nel rispetto delle condizioni di liceità previste dall’art. 9, par. 2, del Regolamento (UE) 2016/679, applicabili al caso concreto. I dati di cui all’art. 10 del Regolamento (UE) 2016/679 potranno essere trattati esclusivamente nei casi previsti dalla legge e nei limiti strettamente necessari all’esecuzione dell’incarico professionale conferito, ivi comprese le attività di consulenza in materia di compliance normativa, modelli organizzativi e sistemi di prevenzione dei reati.

Il conferimento dei dati personali relativi al trattamento ha natura obbligatoria, il mancato conferimento determina l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto.

I dati personali saranno trattati per tutta la durata dell’incarico professionale e, successivamente, conservati per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge e alla tutela dei diritti del Titolare, di regola non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto professionale, fatti salvi periodi di conservazione più lunghi previsti dalla normativa applicabile o necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto, nonché eventuali diversi termini di conservazione concordati con il Cliente nell’ambito del conferimento dell’incarico.

– per l’esecuzione dell’incarico tramite ausilio di strumenti di IA e registrazioni audio/video

Al fine di ottimizzare l’efficienza, l’accuratezza e la qualità della prestazione professionale, lo Studio si riserva la facoltà di avvalersi di sistemi di Intelligenza Artificiale (IA). Tali sistemi saranno impiegati esclusivamente per lo svolgimento di attività strumentali e di supporto all’analisi, all’elaborazione di dati e alla predisposizione di documenti.

Lo Studio privilegia l’utilizzo di dati anonimizzati o pseudonimizzati; l’eventuale trattamento di dati personali avverrà solo se necessario e esclusivamente in presenza di adeguate garanzie contrattuali che impongano elevati standard di riservatezza e di protezione dei dati al fornitore di Gen AI.

L’utilizzo di qualsiasi sistema di IA avverrà sempre sotto la diretta supervisione, il controllo e la responsabilità di un professionista dello Studio. In ossequio al principio di prevalenza del lavoro intellettuale, ogni valutazione, interpretazione, scelta e decisione finale, così come la responsabilità professionale per la prestazione resa, resterà in capo al professionista.

Nessuna decisione che produca effetti giuridici o che incida in modo significativo sul Cliente sarà basata unicamente sul trattamento automatizzato dei dati.

Il trattamento dei dati personali mediante sistemi di IA, ove previsto, è limitato a quanto strettamente necessario e avviene sulla base del legittimo interesse del titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. f).

Il Titolare è disponibile, a semplice richiesta, a fornire ulteriori informazioni circa l’utilizzo dei sistemi di IA e, ove pertinente, alla logica che ne governa il funzionamento.

Inoltre, con il consenso del Cliente, ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. a), le riunioni e gli appuntamenti potranno essere registrati. Tali registrazioni potranno essere trascritte e rielaborate anche attraverso l’utilizzo di sistemi di IA. Prima dell’avvio della registrazione verrà richiesto e documentato il consenso espresso del Cliente, anche mediante registrazione audio dello stesso.

Il rifiuto impedirà la registrazione, ma non la corretta esecuzione dell’incarico professionale né ne pregiudicherà la prosecuzione.

Il consenso è revocabile in qualsiasi momento, fermo restando quanto già legittimamente trattato prima della revoca. La registrazione verrà conservata per il tempo strettamente necessario alla sua elaborazione e comunque non oltre i 2 giorni lavorativi, per poi essere cancellata.

– per assolvere ad obblighi contabili, fiscali, legali e contrattuali

In relazione a questa finalità il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale (es. obblighi fiscali e contabili) al quale è soggetto il titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. c).

I dati personali saranno conservati per il tempo previsto dalla normativa applicabile e, comunque, per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge. A titolo esemplificativo, i dati rilevanti ai fini fiscali saranno conservati per 10 anni dalla loro registrazione.

– per l’esercizio, da parte del Titolare, dei propri diritti previsti dalla vigente normativa

In relazione a questa finalità il trattamento è necessario per il perseguimento di un legittimo interesse del titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. f). Ad es. difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, recupero del credito ecc.

I dati personali saranno trattati per il tempo necessario alla gestione del rapporto e, successivamente, conservati nei limiti e per il tempo previsto dalla normativa applicabile, nonché per l’eventuale accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, entro i termini prescrizionali applicabili, di regola pari a 10 anni.

– per attività di marketing diretto

In relazione a questa finalità sussiste il legittimo interesse del titolare a mantenere una relazione diretta e duratura con l’interessato che abbia già usufruito dei servizi offerti dal titolare. A tal fine il titolare potrebbe inviare all’interessato comunicazioni, informative e simili. I dati personali (indirizzo, recapiti mail e simili) verranno conservati e trattati con la predetta finalità per tutta la durata del rapporto contrattuale. In ogni caso, l’interessato conserva il diritto di opporsi al trattamento.

Gli Studi trattano i dati degli interessati in qualità di contitolari in relazione a queste finalità:

– per attività di marketing, attività promozionali, invio di materiale pubblicitario (newsletter, social, pubblicazioni immagini)

La newsletter consente all’interessato di rimanere aggiornato:

• in merito all’entrata in vigore di nuove normative che possono essere utili per lo svolgimento della vostra attività;
• a proposito di imminenti scadenze e/o agevolazioni fiscali /finanza, agevolata, al fine di permettere l’ottimizzazione degli investimenti
• per partecipare ad eventi/fiere/webinar, organizzati da MMA o dai partner MMA
• sui prodotti e soluzioni MMA al fine di agevolare le attività quotidiane e per uno sviluppo strategico.

I dati personali forniti saranno utilizzati al solo fine di inviare la newsletter e saranno gestiti da personale appositamente incaricato.

La base giuridica è il consenso dell’interessato.

I dati personali richiesti al momento dell’iscrizione alla newsletter consistono nelle generalità (nome, cognome ed eventualmente azienda di appartenenza) e nell’indirizzo di posta elettronica, necessario per l’invio della newsletter.

Qualora siate un’azienda potete indicarci i soggetti, più idonei a ricevere i nostri aggiornamenti, presenti all’interno della vostra struttura, suddividendoli in base alla competenza/area di attività/settore (es. responsabile amministrativo/ responsabile contributi/ responsabile delle risorse umane e simili). In questo caso sarà vostro onere fornire la presente informativa al lavoratore/collaboratore incaricato a ricevere le nostre comunicazioni e acquisire il suo consenso.

L’interessato ha sempre il diritto di disiscriversi e/o di opporsi al trattamento.

I dati dei Clienti saranno trattati per finalità di invio della newsletter per tutta la durata del rapporto professionale o fino all’esercizio del diritto di opposizione o alla richiesta di disiscrizione.

I dati degli altri interessati (non Clienti) saranno trattati e conservati per 2 anni dalla prestazione del consenso o, se antecedente, fino alla revoca del consenso, alla richiesta di cancellazione o alla disiscrizione dal servizio.

Il conferimento dei dati è facoltativo; il mancato conferimento o comunque il mancato consenso impedirà l’invio delle newsletter e dell’eventuale utilizzo di sistemi di tracciamento che consentono ad esempio di rilevare l’apertura di un messaggio ed i click effettuati sui link, Identificando quantità e data oltre ad altri tracking system.

Il Cliente si impegna a comunicare esclusivamente recapiti aziendali dei propri lavoratori, collaboratori o referenti e a garantire che gli interessati siano stati previamente informati del trattamento e abbiano, ove necessario, prestato il consenso prima della comunicazione dei dati allo Studio.

A tal proposito si invita il destinatario della presente informativa a riportare/trasmettere al Titolare unicamente i recapiti aziendali di cui può liberamente disporre e a non comunicare quelli personali dei propri lavoratori/collaboratori, senza il loro specifico e libero consenso.

La base giuridica è il contratto sottoscritto dall’interessato, anche ai sensi degli artt. 10 e 320 cod.civ. e degli artt. 96 e 97 legge 22.4.1941, n. 633, Legge sul diritto d’autore, o comunque il consenso dell’interessato che ha autorizzato, a titolo gratuito, la realizzazione, pubblicazione, diffusione e conservazione delle foto/video/audio della sua persona.

L’interessato è consapevole che, pur potendo revocare il consenso in qualsiasi momento, i trattamenti effettuati prima della revoca restano pienamente leciti.

È inoltre consapevole che il Titolare non potrà ritirare o eliminare le immagini già lecitamente pubblicate o diffuse prima della revoca del consenso o della richiesta di cancellazione, in particolare laddove esse siano state inserite in materiali già realizzati (quali, ad esempio, pubblicazioni, contenuti multimediali o campagne promozionali) e la loro modifica o rimozione comporterebbe oneri organizzativi o economici rilevanti.

I dati personali saranno conservati senza limiti temporali predeterminati, fino a revoca del consenso dell’interessato o fino a quando il Titolare riterrà il materiale ancora utile per finalità documentali, istituzionali, informative o promozionali.

• realizzazione di Case Study

Con il consenso del Cliente, lo Studio si riserva di utilizzare i dati personali e aziendali del Cliente al fine di realizzare e diffondere un Case Study su canali di comunicazione online e offline (sito web, newsletter, social media, materiali promozionali, ecc.) con possibile utilizzo di citazioni, interviste, fotografie/video con indicazione del nome, cognome e qualifica aziendale.

La base giuridica è il consenso dell’interessato.

L’interessato è consapevole che, pur potendo revocare il consenso in qualsiasi momento, i trattamenti effettuati prima della revoca restano pienamente leciti.

È inoltre consapevole che il Titolare non potrà ritirare/ eliminare o modificare il materiale già pubblicato o diffuso prima della revoca del consenso.

I dati personali utilizzati per la realizzazione di Case Study saranno conservati senza limiti temporali predeterminati, fino a revoca del consenso dell’interessato o fino a quando il Titolare riterrà il materiale ancora utile per finalità documentali, istituzionali, informative o promozionali.

• sito internet e social

Si rimanda all’informativa cookie e altri sistemi di tracciabilità, presente sul sito

MMA STUDIO e MMA SERVICE hanno stipulato un accordo di contitolarità che definisce le rispettive responsabilità, l’esercizio dei diritti e la gestione delle richieste ricevute dagli interessati. Tale accordo è disponibile a semplice richiesta.

Nel caso di contitolarità, il punto di contatto unico per l’esercizio dei diritti è MMA STUDIO, contattabile all’indirizzo e‑mail: info@mmastudio.it. L’interessato può comunque rivolgersi a ciascun contitolare, e ogni richiesta sarà gestita in stretta collaborazione tra gli Studi nei termini di legge.

 

1. d) Destinatari

I dati personali dell’interessato/cliente possono essere comunicati a:

• professionisti e consulenti che supportano il Titolare nello svolgimento delle proprie attività;
• soggetti, enti o autorità pubbliche ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge (es. adempimenti fiscali, contabili o legali);
• a istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti;
• imprese di assicurazione per la gestione di polizze e sinistri;
• studi legali e professionisti per la gestione di eventuali controversie;
• fornitori di servizi informatici e tecnologici (es. gestione sistemi, hosting, manutenzione, assistenza tecnica, servizi cloud e backup).

In ogni caso i dati oggetto di comunicazione saranno solo quelli necessari e pertinenti rispetto alle finalità del trattamento cui sono preposte.

Tutti i soggetti che non risultano nominati quali responsabili del trattamento dei dati sono da considerare Titolari autonomi del trattamento dati.

L’elenco dei Responsabili del trattamento è a disposizione di chi ne fa richiesta

 

1. e) Trasferimento dati fuori dall’UE o ad organizzazioni internazionali

Il titolare non ha intenzione di trasferire dati fuori dall’UE, ma qualora sia necessario avverrà sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di clausole contrattuali standard, oppure sulla base di altro meccanismo previsto dagli artt. 45 e 46 del Reg. Ue 2016/679.

Si precisa che l’utilizzo della piattaforma Mailchimp per l’invio delle newsletter e il sistema di registrazione delle conversazioni con rielaborazione tramite strumenti IA, potrebbero comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, ed in particolare verso gli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679, sulla base dell’adesione del fornitore all’EU-U.S. Data Privacy Framework e, ove applicabili, delle Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCC). Maggiori informazioni sul trattamento dei dati effettuato da Mailchimp e sulle relative garanzie possono essere consultate nel Data Processing Addendum disponibile al seguente link: Data Processing Addendum Mailchimp. e Addendum sull’elaborazione dei dati Plaud

 

1. f) Diritti dell’interessato

In relazione ai dati oggetto del trattamento di cui alla presente informativa all’interessato è riconosciuto in qualsiasi momento il diritto di:

–     Accesso (art. 15 Regolamento UE n. 2016/679);

–     Rettifica (art. 16 Regolamento UE n. 2016/679);

–     Cancellazione (art. 17 Regolamento UE n. 2016/679);

–     Limitazione (art. 18 Regolamento UE n. 2016/679);

–     Ottenere che la rettifica, la cancellazione o la limitazione dei propri dati vengano comunicate a tutti i soggetti a cui tali dati sono stati precedentemente trasmessi (art. 19 Regolamento UE n. 2016/679);

–     Portabilità, intesa come diritto ad ottenere dal titolare del trattamento i dati in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico per trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti (art. 20 Regolamento UE n. 2016/679);

–     Opposizione al trattamento (art. 21 Regolamento UE n. 2016/679);

– Non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona (art. 22 Regolamento UE n. 2016/679)

–     Revoca del consenso al trattamento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso acquisito prima della revoca (art. 7, par. 3 Regolamento UE n. 2016/679);

–     Proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali

L’esercizio dei premessi diritti può essere esercitato mediante comunicazione scritta da inviare via mail o posta ordinaria all’indirizzo: MMA STUDIO o MMA SERVICE, via G. Prati, 16, 38068 ROVERETO (TN) o via e-mail a info@mmastudio.it; o scrivendo una e-mail al DPO, avendo cura di specificare che si tratta di una richiesta di esercizio dei diritti ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

 

1. g) casi in cui lo Studio si qualifica come Responsabile del trattamento

Qualora lo Studio tratti i dati per conto del Cliente, è quest’ultimo che si configura quale il Titolare del trattamento.

Qualora il Cliente non abbia provveduto con atto separato, il presente documento vale anche quale nomina a Responsabile del trattamento, a cui seguiranno istruzioni più dettagliate.

Lo Studio si impegna, pertanto, a trattare i dati unicamente al fine di adempiere all’incarico affidato, e si impegna a rispettare tutti gli obblighi previsti dall’art. 28 del Regolamento 679/2016, adottando le misure di sicurezza adeguate a prevenire i rischi e a tutelare i dati personali, ai sensi dell’art. 32 del Reg. 679/2016.

Il trattamento potrà avere ad oggetto, dati personali di tipo comune (a titolo esemplificativo, ma non esaustivo: nome, cognome, indirizzo, data di nascita, recapiti, dati bancari) in relazione a clienti, fornitori, lavoratori, soci, amministratori e più in generale collaboratori del Titolare.

Inoltre, ove strettamente necessario all’esecuzione del Contratto, e nei limiti di tale finalità, il Responsabile potrebbe trattare i dati personali di lavoratori/clienti/soci/collaboratori del Titolare idonei a rivelare lo stato di salute; l’adesione ad un sindacato, ad un partito o ad un movimento politico, le convinzioni religiose e/o filosofiche, l’origine etnica o razziale ai sensi dell’art. 9 del Reg. Ue 2016/679.

Il Responsabile del trattamento si impegna a non comunicare le informazioni e i dati personali di cui è venuto a conoscenza nell’espletamento del proprio incarico a soggetti terzi, fatti salvi i diritti e gli obblighi di legge.

Il Titolare del Trattamento (Cliente) dichiara di aver assolto agli obblighi di informazione e di acquisizione del consenso – ove necessario – nei confronti degli interessati e di aver adempiuto ogni altro obbligo e onere derivante dalla normativa vigente in materia di Privacy, manlevando espressamente il Responsabile da ogni conseguenza.

In caso di cessazione del rapporto contrattuale il Responsabile si impegna a restituire o cancellare i dati personali secondo le istruzioni del Titolare, fornite in sede di conferimento del presente mandato o successivamente per iscritto.

In ogni caso il Cliente/Titolare del trattamento ha l’obbligo di ritirare la documentazione relativa all’incarico affidato, a semplice richiesta dello Studio.